オーナーとして賃貸管理をおこなっていくうえで、一番注意しなければならないものが「個人情報」の取り扱いです。
とくに賃貸借契約においては、個人情報保護法のように法律で定められている部分もあるため、細心の注意を払う必要があります。
そこで今回は、賃貸管理における個人情報の取り扱い方、実際に起こり得るリスクとその対策法について解説します。
賃貸管理で個人情報を扱う際のリスクとは？
賃貸借契約では、入居者は個人情報を提示する必要があります。
しかし、個人情報の提示と同時に個人情報保護法が適用されるため、賃貸管理のオーナーはこの情報を厳重に管理しなければなりません。
万が一、入居者の個人情報が漏洩したり、紛失したりした場合は訴えられるリスクがあります。
賃貸物件自体の管理と同じかそれ以上に、個人情報の扱いはしっかりとおこなう必要があるでしょう。
万が一、入居者の個人情報が流出してしまうと、法律的にも厳しく罰せられますが、それ以上に信用問題になってしまいます。
個人情報を保護するための具体的な対策
個人情報保護の具体的な方法は3つあります。
1つめは、入居者から提示された個人情報を利用目的範囲内で利用しているか常に把握しておくことです。
個人情報保護法によって、賃貸管理をおこなっているオーナーは、賃貸借契約以外に提示された個人情報を利用できません。
2つめは、個人情報保管のセキュリティ強化です。
賃貸借契約の際に記入してもらった契約書や個人情報が記載されたデータをの保管、書面であれば金庫のように施錠できるものの中に入れておきましょう。
データの場合は、バックアップを必ず取り、保管する端末を最新の状態にアップデートしておいてください。
さらにパソコンで管理するなら、悪質なウイルスに感染しないようパソコン本体のセキュリティレベルも高めておきましょう。
もちろん使用するパソコンにはセキュリティソフトを入れてください。
使用パソコンはインターネットと繋げないほうが安全です。
ちなみに、最近ではスマートフォンで管理するケースも増えていますが、可能な限りパソコンなどセキュリティレベル高い端末で個人情報は管理すると良いでしょう。
まとめ
賃貸管理をおこなうには、必ず個人情報の取り扱い方とリスクを把握しておくことが重要です。
また、個人情報の漏洩は法律的にも厳しく取り締まられているため、契約書の保管場所を工夫したり、パソコンのセキュリティを高めたりするようにしましょう。
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